Auftragsverarbeitungsvertrag

Version 2026-09-25 · Stand: 25. September 2026

1. Parteien und Geltung

Dieser Vertrag gilt zwischen der Kundin oder dem Kunden der Plattform AKKON als Verantwortlichem (nachfolgend «Kunde») und der G O L B A N AG, Bahnhofstrasse 57, 9320 Arbon, Schweiz, als Auftragsverarbeiter (nachfolgend «AKKON»). AKKON.ai ist ein Geschäftsbereich der G O L B A N AG. Der Vertrag regelt die Pflichten der Parteien nach Art. 9 des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und, soweit anwendbar, nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Begriffe «Auftragsverarbeiter» und «Verarbeitung» entsprechen im DSG den Begriffen «Auftragsbearbeiter» und «Bearbeitung». Ergänzend gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB); in Fragen des Datenschutzes geht dieser Vertrag vor.

2. Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Kunde in die Plattform einbringt oder dort erzeugen lässt (nachfolgend «Kundeninhalte»), durch AKKON bei der Bereitstellung der Plattform. Nicht Gegenstand ist die Verarbeitung, für die AKKON selbst verantwortlich ist, namentlich Website, Verwaltung der Benutzerkonten, Vertragsabwicklung und Abrechnung; dafür gilt die Datenschutzerklärung.

Der Vertrag gilt für die Dauer der Nutzung der Plattform und darüber hinaus, bis alle Kundeninhalte nach Ziffer 11 gelöscht oder zurückgegeben sind.

3. Art und Zweck der Verarbeitung

AKKON verarbeitet Kundeninhalte ausschliesslich, um die Plattform nach den AGB bereitzustellen, namentlich für:

• Speichern, Anzeigen, Durchsuchen, Exportieren und Löschen der Kundeninhalte;
• die Bearbeitung von Aufträgen durch KI-Agenten, einschliesslich der Übermittlung der dafür nötigen Angaben an KI-Modelle und, sofern eingeschaltet, der Live-Recherche im Web;
• die Aufbereitung hochgeladener Unterlagen für die Wissensbasis, damit Agenten passende Auszüge finden;
• die Ausführung vom Kunden freigegebener Aktionen, etwa den Versand von E-Mails oder das Anlegen von Aufgaben, Terminen und Dokumenten;
• die Führung eines Protokolls der Entscheidungen und Aktionen je Unternehmen;
• den Projektraum für die Zusammenarbeit mit WERKFORM.ai nach einer vom Kunden bestätigten Übergabe (Ziffer 14).

4. Arten personenbezogener Daten

• Angaben zu Nutzerinnen und Nutzern im Zusammenhang mit Inhalten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Urheberschaft von Einträgen, Freigaben und Protokolleinträgen;
• Unternehmens- und Vorhabendaten, soweit sie Personen betreffen, etwa Angaben zum Team, zu Ansprechpersonen, Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartnern;
• Inhalte hochgeladener Dateien und daraus erstellte Textabschnitte der Wissensbasis;
• Ergebnisse, Entwürfe und Quellenangaben der Agenten;
• Inhalte freigegebener Aktionen, etwa Empfängeradresse, Betreff und Text von E-Mails oder Angaben zu Terminen;
• Nachrichten, Meilensteine, Termine und Dateien im Projektraum.

Besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 lit. c DSG) bzw. besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) verarbeitet AKKON nur, wenn der Kunde sie einbringt. Der Kunde bringt solche Daten nur ein, soweit dies für seinen Zweck erforderlich und zulässig ist.

5. Kategorien betroffener Personen

• Inhaberinnen und Inhaber, Mitarbeitende und Beauftragte des Kunden, welche die Plattform nutzen;
• Personen, die in Kundeninhalten genannt sind, etwa Kundinnen und Kunden, Interessentinnen und Interessenten, Lieferanten, Geschäftspartner, Mitarbeitende sowie Bewerberinnen und Bewerber des Kunden;
• Empfängerinnen und Empfänger freigegebener E-Mails und Termine;
• Fachpersonen von WERKFORM.ai, soweit sie im Projektraum mit dem Kunden zusammenarbeiten.

6. Weisungen

AKKON verarbeitet Kundeninhalte nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Als Weisungen gelten dieser Vertrag, die AGB sowie die Handlungen berechtigter Personen im Cockpit, namentlich Einstellungen, Aufträge an Agenten, Freigaben, die Übergabe an WERKFORM.ai, Exporte und Löschungen. Weitere Weisungen erteilt der Kunde in Textform an hallo@akkon.ai.

Ist AKKON gesetzlich zu einer anderen Verarbeitung verpflichtet, teilt AKKON dies dem Kunden vorher mit, sofern das Gesetz eine solche Mitteilung nicht verbietet. Ist AKKON der Ansicht, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstösst, informiert AKKON den Kunden unverzüglich und darf die Ausführung bis zur Klärung aussetzen.

7. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist für die Rechtmässigkeit der Verarbeitung der Kundeninhalte verantwortlich, insbesondere dafür, dass er die Daten in die Plattform einbringen und durch AKKON verarbeiten lassen darf und die betroffenen Personen informiert sind. Er vergibt Rollen und Rechte in seinem Unternehmen sorgfältig, hält Zugangsdaten vertraulich und prüft Ergebnisse der Agenten vor ihrer Verwendung.

8. Vertraulichkeit und Sicherheit

AKKON gewährt Zugriff auf Kundeninhalte nur Personen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind, und nur soweit dies für Betrieb, Fehlerbehebung oder auf Anfrage des Kunden erforderlich ist. AKKON trifft die technischen und organisatorischen Massnahmen nach Ziffer 16 (Art. 8 DSG, Art. 32 DSGVO) und darf sie weiterentwickeln, sofern das Schutzniveau nicht sinkt.

9. Unterstützung bei den Rechten betroffener Personen

AKKON unterstützt den Kunden mit geeigneten technischen und organisatorischen Massnahmen bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenherausgabe oder -übertragung und Widerspruch. Dazu dienen in erster Linie die Funktionen im Cockpit zum Bearbeiten, Exportieren und Löschen. Anfragen betroffener Personen, die bei AKKON eingehen, leitet AKKON an den Kunden weiter. Soweit die Plattform betroffen ist, unterstützt AKKON den Kunden zudem mit den verfügbaren Informationen bei Meldungen an Aufsichtsbehörden, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei vorherigen Konsultationen.

10. Meldung von Verletzungen der Datensicherheit

AKKON meldet dem Kunden eine Verletzung der Datensicherheit, die Kundeninhalte betrifft, ohne unangemessene Verzögerung, nachdem AKKON davon Kenntnis erlangt hat (Art. 24 DSG, Art. 33 Abs. 2 DSGVO). Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Art der Verletzung, die betroffenen Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen, die ergriffenen oder vorgeschlagenen Massnahmen sowie eine Ansprechperson. Informationen, die noch nicht vorliegen, werden nachgereicht.

11. Löschung und Rückgabe

Der Kunde kann seine Daten jederzeit im Cockpit exportieren (JSON-Datei mit den Daten des Unternehmens und dem Verzeichnis der Dateien; Dateien lassen sich einzeln herunterladen). Er kann Einträge, Dateien und Konten löschen; löscht die letzte Person mit der Rolle Eigentümer ihr Konto, wird das Unternehmen samt allen Daten und Dateien gelöscht.

Nach Vertragsende bleiben die Kundeninhalte während 30 Tagen für den Export verfügbar; danach löscht AKKON sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Kopien in den automatischen Datenbanksicherungen des Hosting-Anbieters entfallen mit Ablauf von deren Aufbewahrungsfrist (je nach Tarif bis zu 30 Tage). Bei Unterauftragsverarbeitern gelten deren Löschfristen; Anthropic löscht Ein- und Ausgaben nach eigenen Angaben grundsätzlich innert 30 Tagen. Auf Verlangen bestätigt AKKON die Löschung in Textform.

12. Nachweise und Kontrollen

AKKON stellt dem Kunden auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlich sind, namentlich eine Beschreibung der Massnahmen nach Ziffer 16 und die Liste der Unterauftragsverarbeiter. Der Kunde oder eine von ihm beauftragte, zur Verschwiegenheit verpflichtete Prüfperson kann Kontrollen durchführen, nach rechtzeitiger Anmeldung, während üblicher Geschäftszeiten und ohne unverhältnismässige Störung des Betriebs. Kontrollen bei Unterauftragsverarbeitern richten sich nach deren Vertragsbedingungen und den von ihnen bereitgestellten Nachweisen. Die Kosten einer Kontrolle trägt der Kunde, ausser sie deckt einen wesentlichen Verstoss von AKKON auf.

13. Unterauftragsverarbeiter

Mit der Annahme dieses Vertrags genehmigt der Kunde den Beizug der folgenden Unterauftragsverarbeiter, einschliesslich derjenigen, die erst mit der Aktivierung der jeweiligen Funktion eingesetzt werden:

• Cloudflare, Inc. – Rolle: Hosting und Betrieb der Plattform (Workers, Datenbank D1, Durable Objects, Queues, Wissensbasis Vectorize, Dateiablage R2) sowie KI-Verarbeitung über Workers AI – Sitz: USA – Ort der Verarbeitung: Rechenzentren von Cloudflare, auch ausserhalb der EU und der Schweiz; Dateien in R2 mit EU-Gerichtsstand, gespeichert in der EU.
• Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Irland, bzw. Anthropic, PBC, USA, je nach den Vertragsbedingungen des Anbieters) – Rolle: KI-Verarbeitung über die Claude-API, einschliesslich optionaler Live-Recherche im Web – nur falls vom Betreiber aktiviert – Ort der Verarbeitung: USA.
• Resend, Inc. – Rolle: Versand von E-Mails der Plattform (Einladungen, Zurücksetzen des Passworts, Benachrichtigungen, freigegebene E-Mail-Aktionen) – nur falls aktiviert – Sitz: USA.
• Stripe Payments Europe, Limited – Rolle: Zahlungsabwicklung; verarbeitet nur Zahlungsdaten, keine Kundeninhalte, und teilweise in eigener Verantwortung – nur falls die Online-Zahlung aktiviert ist – Sitz: Irland.

Für die Unterauftragsverarbeiter gelten deren Bedingungen zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum). AKKON bleibt gegenüber dem Kunden für die Einhaltung der Datenschutzpflichten durch die Unterauftragsverarbeiter verantwortlich.

Über das Hinzufügen oder Ersetzen eines Unterauftragsverarbeiters informiert AKKON den Kunden rechtzeitig vorher, in der Regel mindestens 30 Tage, per E-Mail oder im Cockpit. Der Kunde kann innert dieser Frist aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Kommt keine Lösung zustande, kann er den Vertrag auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen.

14. Übergabe an WERKFORM.ai

WERKFORM.ai ist kein Unterauftragsverarbeiter von AKKON, sondern ein eigener Vertragspartner des Kunden. Daten werden nur übergeben, wenn eine berechtigte Person des Kunden den Übergabeschritt im Cockpit bestätigt und einwilligt; diese Bestätigung gilt als Weisung des Kunden. Übergeben wird nur der gewählte Umfang (Profil, Ziele, Briefing, Ergebnisse, Dateien); Zeitpunkt und Person werden gespeichert. Für die Verarbeitung durch WERKFORM.ai gilt der Vertrag zwischen dem Kunden und WERKFORM.ai. Den Projektraum auf der Plattform betreibt AKKON weiterhin nach diesem Vertrag.

15. Übermittlung ins Ausland

Werden Kundeninhalte in einen Staat ohne angemessenes Datenschutzniveau übermittelt, insbesondere in die USA, stützt sich die Übermittlung je nach Anbieter auf eine Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework und/oder auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit den für die Schweiz erforderlichen Anpassungen. Übermittlungen zwischen der Schweiz und der EU bzw. dem EWR beruhen auf der gegenseitigen Anerkennung eines angemessenen Datenschutzniveaus.

16. Technische und organisatorische Massnahmen

• Übertragung: Die Verbindung zwischen Browser und Plattform wird mit TLS (HTTPS) verschlüsselt; Browser werden per HSTS angewiesen, nur verschlüsselte Verbindungen zu verwenden.
• Passwörter: Speicherung nur als gesalzener Hashwert (PBKDF2-SHA-256, 100 000 Runden); Mindestlänge 10 Zeichen.
• Sitzungen: zufällige Sitzungskennung, in der Datenbank nur als Hashwert gespeichert; Cookie mit den Attributen HttpOnly, Secure und SameSite=Lax, gültig 30 Tage; Abmelden beendet die Sitzung, weitere Sitzungen lassen sich im Cockpit beenden.
• Zugang: nur auf Einladung; Einladungs- und Passwort-Links sind befristet; die Funktion «Passwort vergessen» verrät nicht, ob eine E-Mail-Adresse registriert ist.
• Rollen und Freigaben: Rechte nach Rollen (Eigentümer, Admin, Mitglied, lesend); Aktionen mit finanziellem, rechtlichem, personenbezogenem oder externem Risiko nur nach Freigabe durch Eigentümer oder Admin; Budgetgrenzen für KI-Kosten.
• Trennung: Daten werden je Unternehmen getrennt geführt; Zugriffe werden serverseitig auf das Unternehmen der angemeldeten Person beschränkt.
• Dateiablage: Cloudflare R2 mit EU-Gerichtsstand; zugelassene Dateitypen und Grösse begrenzt (höchstens 20 MB je Datei).
• Protokoll: Entscheidungen und Aktionen werden je Unternehmen mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
• Missbrauchsschutz: Begrenzung der Anfragen je IP-Adresse (Rate Limiting), etwa bei der Anmeldung; Prüfung der Herkunft (Origin) von Anfragen.
• Schlüssel: Zugangsschlüssel zu Drittdiensten werden als geschützte Secrets beim Hosting-Anbieter hinterlegt, nicht im Programmcode.
• Verfügbarkeit: automatische Sicherung der Datenbank durch den Hosting-Anbieter mit Wiederherstellung auf frühere Zeitpunkte (je nach Tarif bis zu 30 Tage).
• Rechte betroffener Personen: Export- und Löschfunktionen im Cockpit.
• Organisation: Verpflichtung zur Vertraulichkeit; Zugriff auf Kundeninhalte nur bei Bedarf; physische Sicherheit der Rechenzentren nach den Bedingungen des Hosting-Anbieters.

17. Haftung

Für die Haftung gelten die Bestimmungen der AGB (Ziffer 10). Zwingende gesetzliche Haftungsbestimmungen, insbesondere gegenüber betroffenen Personen, bleiben unberührt.

18. Schlussbestimmungen

Es gilt Schweizer Recht. Gerichtsstand ist Arbon, Schweiz. Zwingende Bestimmungen der DSGVO sowie für Verbraucherinnen und Verbraucher die zwingenden Bestimmungen des Rechts ihres Wohnsitzstaates bleiben unberührt.

Der Vertrag wird im Cockpit durch eine Person mit der Rolle Eigentümer oder Admin des Kunden angenommen. AKKON speichert dabei die Version dieses Vertrags, den Zeitpunkt der Annahme und die annehmende Person; die Annahme in elektronischer Form genügt. Eine geänderte Fassung wird dem Kunden mitgeteilt und im Cockpit als neue Version zur Annahme vorgelegt; für Änderungen bei den Unterauftragsverarbeitern gilt Ziffer 13.

Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der übrige Vertrag wirksam. An ihre Stelle tritt eine Regelung, die dem Zweck am nächsten kommt und den gesetzlichen Anforderungen genügt.

Kontakt für Fragen zu diesem Vertrag: hallo@akkon.ai